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Consolidamento probatorio PEC

Il Codice Civile agli artt. 2214 e 2220 prevede l’obbligo di conservazione della corrispondenza commerciale per 10 anni, ivi compresa la posta elettronica e quella certificata.

La maggior parte dei gestori PEC (Aruba, Namirial, Poste etc), offrono certificati di validità triennale: ciò vuol dire che dopo 3 anni i messaggi PEC, se pur tenuti nella web mail, non sono sottoposti a processo di consolidamento probatorio, perdendo opponibilità rispetto ai terzi.

Il consolidamento probatorio si sostanzia nel conservare i messaggi PEC con le caratteristiche di inalterabilità ed immodificabilità legalmente previste, garantite da specifici software e dall’attivazione di opportune procedure.

Le strade per conservare per 10 anni in “consolidamento probatorio” i messaggi PEC sono due:

1) In House: dotandosi di un archiviatore di posta elettronica, configurato secondo gli standard legali e formando internamente un responsabile della conservazione, anche ai fini dell’audit sui dati archiviati;

2) In Outsourcing: affidando il servizio ad un service esterno specializzato, che dispone di un archivio a norma per la conservazione digitale. Attenzione perchè tale archivio deve essere compliant con le nuove regole tecniche di cui al DCPM 3/12/2013. In questo secondo scenario è possibile delegare al service la responsabilità della conservazione digitale, lo svolgimento di tutti gli adempimenti relativi a sicurezza, salvataggio e audit periodico dei dati.

Vi sono servizi compatibili con PEC emesse da qualsiasi certification authority e che consentono di conservare anche messaggi pregressi all’attivazione del servizio (ante 2015).

 ADHOCSOLUTIONS è in grado di supportare i propri Clienti nella scelta e nell’implementazione della soluzione più calzante alle loro esigenze, al fine di attribuire valore probatorio ai messaggi di posta elettronica e PEC.

 Rammento che la PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata ar e che, nell’era digitale, è destinata a sostituirla pienamente.


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Dismissione del servizio CEC-PAC dal 18 dicembre 2014

Il Decreto Legge 185/08, convertito nella Legge n.2 del 28/01/2009 obbliga società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni a dotarsi di una casella PEC per permettere la comunicazione mediante posta elettronica certificata. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo di posta elettronica che fornisce al messaggio il valore legale di una raccomandata ricevuta di ritorno. Il contenuto del messaggio può essere certificato e firmato in forma elettronica oppure criptato.

Nel 2010 era stata istituita la Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino (CEC-PAC), al fine di consentire gratuitamente al cittadino di dialogare esclusivamente con la Pubblica Amministrazione, ma non poteva essere utilizzata per comunicazioni tra aziende, professionisti o tra cittadini, come invece è consentito con la PEC.

Per la maggior parte dei cittadini la CEC-PAC è stata una sconosciuta, tuttavia, a seguito della confusione tra i due standard di comunicazione elettronica (PEC e CEC-PAC), il 18 dicembre 2014 ha preso il via la dismissione del servizio CEC-PAC, con un calendario che ha l’obiettivo di favorire una transizione completa verso l’utilizzo dell’unico strumento PEC.

Occorre quindi verificare i nuovi indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni prima di inviare le comunicazioni certificate.

In base al calendario succitato, le caselle di posta CEC-PAC delle Pubbliche Amministrazioni saranno progressivamente disabilitate e la sospensione del servizio osserverà la seguente tempistica:

– dal 18 dicembre 2014 non sono più rilasciate nuove caselle CEC-PAC a cittadini e pubbliche amministrazioni, ivi incluse le caselle per le quali la richiesta di attivazione online è stata presentata in data antecedente, ma per le quali non si è ancora proceduto all’attivazione presso gli uffici postali;
– dal 18 marzo 2015 al 17 luglio 2015 le caselle saranno mantenute attive solo in modalità di ricezione e sarà consentito agli utenti l’accesso alle stesse solo ai fini della consultazione e del salvataggio dei messaggi ricevuti;
– dal 18 luglio 2015 le caselle non saranno più abilitate alla ricezione di messaggi e l’accesso alle stesse sarà consentito, sino al 17 settembre 2015, solo ai fini della consultazione e del salvataggio dei messaggi ricevuti;
– dal 18 settembre sarà definitivamente inibito l’accesso alla propria casella;
– dal 18 settembre 2015 al 17 marzo 2018, sarà garantita agli utenti del servizio CEC-PAC la possibilità di richiedere l’accesso ai log dei propri messaggi di posta elettronica certificata.

Dal 18 marzo 2015 tutti gli utenti CEC-PAC potranno richiedere una casella PEC, gratuita per un anno, inviando un’e-mail all’indirizzo richiestapec@agid.gov.it