Il Codice Civile agli artt. 2214 e 2220 prevede l’obbligo di conservazione della corrispondenza commerciale per 10 anni, ivi compresa la posta elettronica e quella certificata.
La maggior parte dei gestori PEC (Aruba, Namirial, Poste etc), offrono certificati di validità triennale: ciò vuol dire che dopo 3 anni i messaggi PEC, se pur tenuti nella web mail, non sono sottoposti a processo di consolidamento probatorio, perdendo opponibilità rispetto ai terzi.
Il consolidamento probatorio si sostanzia nel conservare i messaggi PEC con le caratteristiche di inalterabilità ed immodificabilità legalmente previste, garantite da specifici software e dall’attivazione di opportune procedure.
Le strade per conservare per 10 anni in “consolidamento probatorio” i messaggi PEC sono due:
1) In House: dotandosi di un archiviatore di posta elettronica, configurato secondo gli standard legali e formando internamente un responsabile della conservazione, anche ai fini dell’audit sui dati archiviati;
2) In Outsourcing: affidando il servizio ad un service esterno specializzato, che dispone di un archivio a norma per la conservazione digitale. Attenzione perchè tale archivio deve essere compliant con le nuove regole tecniche di cui al DCPM 3/12/2013. In questo secondo scenario è possibile delegare al service la responsabilità della conservazione digitale, lo svolgimento di tutti gli adempimenti relativi a sicurezza, salvataggio e audit periodico dei dati.
Vi sono servizi compatibili con PEC emesse da qualsiasi certification authority e che consentono di conservare anche messaggi pregressi all’attivazione del servizio (ante 2015).
ADHOCSOLUTIONS è in grado di supportare i propri Clienti nella scelta e nell’implementazione della soluzione più calzante alle loro esigenze, al fine di attribuire valore probatorio ai messaggi di posta elettronica e PEC.
Rammento che la PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata ar e che, nell’era digitale, è destinata a sostituirla pienamente.
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